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分眾傳媒誕生于2003年,在全球范圍首創電梯媒體,創始人江南春。構建了國內最大的城市生活圈媒體網絡,創建了電梯媒體廣告模式。分眾傳媒營收超百億關鍵在于,抓住了【電梯】這個核心場景。分眾電梯媒體,覆蓋230多個城市,超過260萬個電梯終端,被評為【中國廣告最具品牌引爆力媒體】。
分眾傳媒數字化轉型的幾個期望:要匹配電梯電視、電梯海報、晶視影院、終視賣場這幾塊主營業務的擴張需求;要滿足向海外擴張、向二至五線城市下沉,高速擴張的需求;要滿足人財物管理系統化和規范化。
但在轉型的路上分眾也面臨很多挑戰,樓宇的優質資源隨著競爭對手的增加而逐漸減少,高速擴張期的粗放式管理導致的成本壓力逐漸增加,內控流程的標準化和集約化需求日益迫切,設備資產升級進行時,供應鏈的反應速度成為瓶頸。
多地域多組織模式,集團采供體系薄弱
分眾的采購業務分散在全國21個采購組織,人員構成較復雜,有許多屬于行政兼職采購的人員,對采購政策的理解、供應商準入、采購尋源及預算執行都存在不規范的現象,原來的BPM系統無法對于這些管控點進行規范化管理。因此迫切需要通過系統將采購業務全過程規范化,采購業務與預算集成管控,將專業專項采購納入系統,將服務類租賃合同的押、訂金管理和新租賃自動攤銷等全業務場景納入系統。按客戶集團采購總監易總的說法,他有很多管理想法都無法在現有BPM系統實現,人辛苦點不要緊,但就怕辛苦的沒有價值,還存在很多風險不可控。
組織人員網狀布局,HR效率急待提升
分眾HR的組織人事目前采用網狀矩陣式管理,現有的FHR自研系統已無法適應頻繁的人員異動,85套薪酬方案帶來的繁重維護工作導致每月算薪和工資發放的壓力巨大,招聘管理由于人員變動頻繁純人工處理的效率低下,職級的標準化管理要求在原系統也無法落實,導致定級定薪的管理訴求未能實現。
報賬平臺落后,難以滿足上市公司內部管理及效率要求
分眾的費用報銷和差旅報銷的單據量并不算多,但報銷對應的發票量大金額也較大,經常一張報銷單需要粘貼一百多張發票,導致報銷人和財務審核發票的工作量巨大。原BPM系統既不能進行發票采集和驗真、驗重,也不能與部門額度及預算綁定控制,不能實現招商銀行CBS線上支付。導致包干費、差旅費、日常報銷的流程漫長,財務人員的審核、支付和憑證制單苦不堪言,且由于報銷金額較大已經嚴重影響到一線業務人員的工作積極性。
規范化、一體化、智能化是分眾運營數字化轉型的關鍵,金蝶云系統平臺作為分眾傳媒數智平臺的核心,對于采購管理的規范化、人力資源管理的一體化、報賬管理的智能化提供核心功能,建立分眾傳媒集團管控三大板塊的統一平臺,與OA、倉庫、租賃、財務、銀行等業務系統實現一體化集成,將集團的業務流、信息流、資金流三流合一,通過系統提升業務反應效能,實現集團“集中管控、業務協同、運營規范、降本增效”的管理目標。
建立集團規范化采購管控體系,形成合規且高效的運營管控模式
在集團供應商管理層面,重新梳理并制定了供應商準入及評審的流程,形成了供應商準入和退出、資質審查和采購執行后評估的線上管理方案。系統上線后,采購員引入良莠不齊的供應商、供應商因執行評價不規范導致改善和退出機制形同虛設的問題得到了根治,業務部門普遍反饋供應商的服務有較大提升。
在集團采購執行層面,通過系統定制的多種尋源方式,靈活組合線上線下策略,讓尋源過程更加透明化。同時內嵌多種內控策略,讓集團的采購內控制度落實到尋源過程中。在通過系統融合采購預算的同時,針對分眾服務租賃類合同實現定金、租金、押金全場景覆蓋管理,實現新租賃準則自動攤銷業財一體化管理等。按IT部楊總的說法,“她設想的采購全場景數字化,終于在分眾落地生根”。
建立集團HR與數智化平臺一體化管控體系,形成與多系統協同高效的管控模式
分眾組織人事采用復雜的矩陣式管理,IT部一直很懷疑采用標準套件產品是否適用于分眾的人事薪酬管理,因此多年以來一直使用自研的HR系統。通過本次項目的重新梳理,加入部分客制化內容,在功能性和易用性上已完全超越自研系統,并且徹底改善與周邊系統的協同集成,實現人事數據與招聘平臺、統一認證平臺,薪酬數據與銀企平臺和財務平臺等的緊密耦合,提升分眾HR管理的同時達成業財的進一步融合,就像集團人事總監Terry所說“沒有想到金蝶能這么快替換分眾的自研系統,并能帶來比以前更好的體驗。”
建立集團智能化報賬管控體系,形成便捷且精細化的管控模式
在集團費控報賬管理層面,結合發票云的OCR識別、包干費的自動計算、費用額度的自動控制、手機端移動應用等,在給員工帶來較大報賬便捷的同時,也將獎金、預算、額度、記賬等集團管理訴求無縫融合,作為分眾最先上線的內容得到了普通員工和管理層的廣泛認可。分眾副總裁寧總就是在集團報賬平臺順利上線后,才有感而發的評價金蝶為“專業的人做專業的事”。
1、集團財務管控觸角更加廣泛
通過星瀚+EAS雙模驅動,解決集團統一財務制度核算,實現集團核算系統與人事、供應鏈、應付等業務系統聯用,實現業財一體化應用;通過EAS預算費控系統,實現集團對采購、費用預算的高效統一編制,實現集團對可控費用的管控與監督,對預算的執行分析。
2、集團人力資源管理規范有序
通過SHR系統,實現集團人事組織架構統一管理,人員線上入離調轉的集中管理,實現員工招聘的線上管理,實現全集團員工薪酬、社保的線上核算,實現員工自助發起線上流程、查看自己的信息以及工資單,實現銀行CBS系統的集成,高效完成薪酬付款。
3、集團物資采購管理透明高效
通過 蒼穹星瀚 供應鏈數字化改造,實現集團供應商的準入、退出及績效考評管理,實現全國物資框架協議供貨價格的統一管理,實現尋源前采購策略的交易管理,實現各尋源方式的供應商協同管理,實現開、閉口合同及訂單管理,實現新租賃準則類物料的攤銷管理。通過星瀚與OA、EAS、CBS、FWO、FCS、各倉庫系統等的集成,實現從采購立項到采購最終結算的集團統一閉環管理,實現供應商通過星瀚協同平臺與分眾集團的高效協同。
ERP、SRM、HR、FCS、OA等多個系統集成,實現了供應商管理、尋源、采購、庫存、財務、報賬、人事的一體化協同,使得分眾傳媒運營數字化轉型初見成效:報賬整體流程減少3天,集團薪酬發放效率提升約50%,供應商尋源效率提升100%,財務月結發布上市公司財報縮短了5天。通過星瀚供應商協同和人人費用平臺,為內部人員、供應商提供在線服務平臺,鏈接員工、鏈接供應商,數據驅動引領企業業務轉型,為企業打造全新的辦公體驗。
以金蝶星瀚為核心的一體化平臺實施,以人、財、物一體化作為核心應用,向內貫通人事、財務、供應鏈等實時數據,對外聯接上游產業鏈,推行平臺化IT戰略,助力分眾數字化轉型。未來,分眾將與金蝶,強強聯合,攜手共進!